INFORMATIVA sul trattamento dei dati personali per la posizione di Associato (dalla richiesta di Associazione alla chiusura del ruolo associativo)

In osservanza con quanto previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 (da qui in poi solo GDPR) e dal Codice Privacy, (i.e. D. Lgs. 196/03 per come modificato dal D. Lgs. 101/2018-), per quanto applicabile, La informiamo che i suoi dati saranno trattati da Clusit-Associazione Italiana per la Sicurezza Informatica in qualità di Titolare.

Clusit (da qui in avanti solo Clusit o Titolare) adotta per come richiesto dall’art. 12 GDPR la seguente informativa quale misura per fornirle le informazioni di cui all’Art. 13 GDPR e le comunicazioni di cui agli Artt. da 15 a 22 e 34 GDPR.

Titolare del Trattamento dei dati personali:
Clusit con Sede legale presso Università degli Studi di Milano Dipartimento di Informatica “Giovanni Degli Antoni” Via Celoria 18, 20133 e con Milano Sede amministrativa Via Copernico 38, 20125 Milano. È possibile contattare il Titolare per ogni e qualsivoglia necessità e/o chiarimento in relazione al trattamento dei dati personali scrivendo (via mail) al DPO (dpo@clusit.it) e/o seguendo le modalità indicate nel sito nell’area “contatti”.
DPO: Il Titolare ha designato il Responsabile della protezione dei dati – il Data Protection Officer (da qui in avanti DPO) nella persona dell’Avv. Laura Marretta – reperibile all’indirizzo e-mail: dpo@clusit.it .

Il Titolare Comunica che i dati ricevuti attraverso il Modulo di Adesione vengono, primariamente, vagliati al solo scopo di verificare la correttezza della compilazione della domanda, la pertinenza della stessa e per valutare la sua richiesta a diventare nostro associato (base giuridica: art 6 comma 1 lett. b)

A seguito di questa preliminare valutazione il Titolare, le comunicherà se la sua richiesta sia stata accettata o meno.

La informiamo che, se la sua candidatura non fosse stata ritenuta pertinente con la nostra associazione o lei decidesse di NON voler più aderire, i suoi dati saranno cancellati entro un anno da quando ci sono stati forniti. Restano ovviamente salvi tutti i suoi diritti e quanto previsto nella parte finale del presente documento che quindi la invitiamo a visionare per quanto di suo interesse.

Se invece la sua candidatura fosse stata ritenuta pertinente con la nostra associazione e lei decidesse di divenire nostro associato le foniamo le informazioni subito sotto riportate.

 

Finalità del trattamento, base giuridica e data retention

I dati verranno trattati al solo fine di:

A – iscriverla nell’elenco soci, nell’elenco dei partecipanti a nostre iniziative, per gestire la sua posizione dall’iscrizione a rinnovo della stessa;

B – attivare tutti i servizi connessi con lo status di associato (cfr ad es.: vantaggi per i soci qui: Associarsi o conferirle le credenziali per accedere all’area riservata del sito) per ricevere le sue deleghe (rilasciate a favore di chi riterrà idoneo nel rappresentarla durante le assemblee o eventi associativi di varia natura), per gestire i dati relativi alla sua adesione all’Associazione per le finalità e secondo i trattamenti indicati nella documentazione associativa (Statuto, Regolamento Interno, Codice Etico);

C – gestire i processi amministrativi, contabili e fiscali, (es.: pagamento della quota annuale di associato, comunicazioni in caso di ritardo nei pagamenti);

D – inviarle comunicazioni di servizio relative alla vita associativa (ad es.: convocazione assemblee);

E – inserire il suo nominativo e la sua mail nel sito nell’area Associati;

F – inviarle comunicazioni come newsletter, comunicazioni per invitarla a partecipare ad eventi organizzati dal Titolare, presentazioni di progetti, etc);

G – inviarle comunicazioni relative alle iniziative o agli eventi degli associati e/o di operatori del settore informatico;

H – realizzare statistiche anonime nei risultati;

I – Promuovere l’associazione, gli associati e gli eventi organizzati attraverso comunicati stampa o pubblicazioni sia on line che cartacei;

J – Offrirle la possibilità di richiedere Assistenza in materia legale attraverso il nostro Sportello legale;

K – far difendere un diritto in sede giudiziaria e nelle sedi equipollenti nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa dell’Unione Europea e dai regolamenti ed anche per la gestione del recupero dei crediti e per esercitare il diritto di accesso ai dati e ai documenti amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dalla normativa dell’Unione Europea;

L – Nel caso non volesse rinnovare il suo stato di Associato, gestire i dati conferiti e cancellarli

 

Base Giuridica – Data Retention

In relazione a quanto indicato sub.: A, B, C, D, J ed L il trattamento è lecito in base a quanto disposto dall’art 6 comma 1 lett. b (il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. Data retention: 10 anni); sub E il trattamento è lecito in base al consenso da lei rilasciato (data retention: fino alla revoca del consenso e comunque non oltre il tempo necessario alle operazioni tecniche di aggiornamento della pagina del sito); sub F, H, I e K il trattamento è lecito in base a quanto disposto in art 6 comma 1 lett. f (il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento bilanciato con le sue legittime previsioni relative alla partecipazione ad una associazione che sappia rispondere alle sue aspettative e che sia rilavante sia a livello nazionale che internazionale e che sappia promuovere le eccellenze dei propri associati tramite comunicazioni mirate e di qualità nelle forme più opportune per raggiungere il maggior numero di interessati del settore informatico) potrà comunque opporsi a quanto qui previsto scrivendo a dpo@clusit.it o seguendo le indicazioni inserite nel footer delle comunicazioni (data retention: fino all’opposizione e comunque entro i tempi tecnici per dar seguito alla stessa).

In relazione a quanto espresso sub E, il trattamento è lecito in base a quanto disposto in art 6 comma 1 lett. a (l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali); Le ricordiamo infatti che sul modulo/form di adesione all’Associazione le viene formulata esplicita domanda sul punto alla quale è libero di aderire o meno, esprimendo il suo consenso. Il consenso non è determinante per essere accettato come associato, ugualmente, nel caso volesse cambiare idea su quanto espresso, sarà libero di conferire il suo consenso in ogni tempo come di revocarlo in ogni momento, resta salvo quanto indicato in art 7 GDPR.

 

Natura dei dati trattati

Tutti i dati personali raccolti tramite il Form sono di tipo anagrafico generico. Il Titolare non raccoglie dati particolari per come elencati in art 9 GDPR. In relazione al trattamento di foto, video etc. la invitiamo a visionare quanto contenuto sul sito istituzionale, nella privacy policy, parte specifica, sotto la voce “Utilizzo immagini da Parte di Clusit acquisite tramite foto e/o videofilmati”

 

Destinatari/ Comunicazione/ Diffusione

Potranno venire a conoscenza dei suoi dati per le finalità esposte subito sopra anche i soggetti Autorizzati, Designati (i.e. personale del Titolare) e Responsabili nominati ex art 28 GDPR (in particolare a istituti bancari, a fornitori di servizi strettamente necessari allo svolgimento dell’attività associativa, ovvero a consulenti dell’associazione, ove ciò si riveli necessario per ragioni fiscali, amministrative, contrattuali o per esigenze tutelate dalle vigenti normative). I dati saranno comunicati solo per adempiere ad un obbligo legale o contrattuale al quale il Titolare potrebbe esser tenuto o solo perché necessario per la corretta conclusione del contratto associativo. Come da suo consenso (nel caso lo avesse conferito) i suoi dati saranno pubblicati nell’area associativa: Soci

 

Trasferimento dati verso paesi terzi

Il trattamento verrà effettuato in territorio UE ed extra UE nei soli casi disciplinati ex art 45 e 46 GDPR.

 

Processi decisionali automatizzati e profilazione

Il Titolare non effettua trattamenti in base a processi decisionali automatizzati, né effettua profilazione.

 

Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento sui dati (anche una volta inseriti nelle pertinenti banche dati) potrà avvenire sia mediante modalità cartacea che tramite strumenti elettronici ad opera di soggetti appositamente Autorizzati al trattamento e/o Responsabili che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto, modifica, cancellazione ed ogni altra opportuna operazione. Il Titolare osserva idonee misure di sicurezza per come previsto ex art 32 GDPR per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati ed al fine di garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

 

Natura e Responsabilità del conferimento

Il conferimento dei Dati è parzialmente facoltativo, infatti, un eventuale rifiuto di fornire i dati necessari per concludere l’iter associativo, comporterà la mancata prosecuzione del rapporto e quindi comprometterà la sua possibilità a diventare associato.
Si rende noto che, l’invio della domanda per diventare associato, compilata, farà in modo che il Titolare effettui il trattamento dei dati per dar corso al compimento dell’attività contrattuale. Inoltre, l’esercizio del diritto di opposizione o il mancato consenso a quanto espresso nel punto E consentirà, comunque di divenire Associato.

Resta inteso che il compilante tutta la domanda di Adesione con l’inserimento di tutti i dati richiesti, compresi quelli relativi ai soci presentatori, ne risponde sia nella totalità dei dati conferiti che in relazione ad ogni e singolo dato, anche relativamente alla correttezza e veridicità nonché alla possibilità di comunicare gli stessi e garantirà che gli stessi siano lecitamente utilizzabili da parte del Titolare e lo terrà indenne e manlevato da ogni e qualsivoglia pretesa e/o richiesta di risarcimento danni diretto e/o indiretto.

 

Diritti dell’interessato

Il Titolare comunica che sono garantiti all’interessato i diritti di rettifica ex Art. 16 GDPR, il diritto all’oblio ex Art. 17 GDPR, il diritto alla limitazione del trattamento ex Art. 18 GDPR nonché il diritto d’accesso ai dati personali forniti ed a tutte le informazioni consequenziali per come elencati sub Art. 15 GDPR.

Ha inoltre diritto a:

1 – chiedere al titolare del trattamento la rettifica e/o la cancellazione dei suoi dati personali o la limitazione del trattamento o di opporsi al loro trattamento;

2 – alla portabilità dei dati ex Art. 20 GDPR;

3 – qualora il trattamento sia basato sull’Articolo 6, paragrafo 1, lettera A), oppure sull’Articolo 9, paragrafo 2, lettera A) a revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

4 – ex Art. 21 GDPR, opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi;

5 – ex Art. 22 GDPR a Diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici o che incida significativamente sulla sua persona.

6 – ex art 26 comma 2 GDPR prender visione del contenuto essenziale dell’accordo di Contitolarità.

7 – L’Interessato ha inoltre diritto di avanzare un Reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui l’Interessato risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione, in relazione a un trattamento che consideri non conforme (sul punto si consiglia di verificare la procedura sul sito dell’autorità Garante competente; per l’Italia: https://www.garanteprivacy.it/).

 

Esercizio del diritto

Per esercitare i diritti sopra elencati o per avere maggiori informazioni sarà sufficiente inviare una e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo@clusit.it inserendo nell’oggetto della mail esercizio del diritto e nel corpo del testo l’indirizzo al quale si desidera ricevere risposta.

 

Tempistiche di riscontro

Il Titolare una volta processata la richiesta dell’interessato, darà entro pochi giorni un primo riscontro relativo al ricevimento della sua comunicazione, successivamente invierà esaustivo riscontro nei termini indicati dall’art. 12 punto 3 GDPR. Nel caso non ricevesse il primo riscontro entro alcuni giorni dalla sua comunicazione la invitiamo a contattarci telefonicamente.

 

Data breach

Nel caso in cui il Titolare del Trattamento dati subisca una violazione per come configurata in art. 34 comportante un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche (data breach) si attiverà – se del caso –per effettuare la comunicazione dell’accaduto a tutti gli interessati.

 

Ulteriori trattamenti

Il Titolare, in accordo con quanto previsto in Art. 13 comma 3 GDPR, inoltre avvisa l’interessato che, qualora intendesse trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento fornirà all’interessato informazioni in merito a tale diversa finalità ed ogni ulteriore informazione pertinente, raccogliendo, nel caso specifico consenso.